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Agenda virtual

viernes 8 de diciembre de 2006 1:03

Hoy toca post de informática. Aprovecho el día porque sé que todo el mundo está de puente, así que tampoco entra tanta gente como en épocas normales, y porque sé que estos temas no interesan a todos (aunque juro que el de hoy es de nivel básico). Sin embargo, y dada mi devoción por ciertos inventos de la factoría Google, he creído oportuno ilustrar al personal sobre el fantástico Google Calendar y las miles de utilidades que se le puede dar, para todos aquellos que desconozcan el programa o para los que sepan que existe pero no le han sacado todo el jugo.

En un mundo como el que vivimos, en el que todo aprendiz de ejecutivo que se precie deambula por la vida con una Palm último modelo en el bolsillo, en el que pasamos las de Caín para sincronizar nuestra agenda con el PC de casa y con el del trabajo, en el que nos las vemos y nos las deseamos para separar las citas personales de las citas laborales (no sea que tu jefe reciba por error la "reunión" que te has montado con la secretaria después del trabajo o, aún peor, que tu mujer se dé cuenta nada más abrir el Outlook en casa) y en el que, cuales esclavos recogedores de algodón, andamos sometidos al yugo de Microsoft, esta utilidad desarrollada por los Google Labs puede facilitar la vida a más de uno hasta niveles insospechados, y encima gratis.

Vayamos al detalle: ¿qué narices es Google Calendar? Pues una agenda electrónica conectada a internet, básicamente lo mismo que el Outlook que viene con la suite de Microsoft Office, pero muy mejorado (y disponible en cualquier idioma, por cierto). Para los que deseen hacerse una idea clara, una vez operativo tiene más o menos la siguiente pinta:



Obsérvese la profusión de coloritos que el usuario en cuestión utiliza en el ejemplo de la ilustración. ¿A qué se deben? Pues a que el usuario dispone de varios calendarios integrados, cada uno con su color diferenciado. Supongamos que yo deseo tener tres calendarios: el de mis citas laborales (reunión con el jefe mañana a las once, llamar al proveedor "X" a media tarde, cobrar facturas del cliente "Y" pasado mañana, etcétera), el de mis citas personales (partido de squash con el vecino hoy a las siete, cena con los amigotes el viernes a las diez, polvo con la parienta el sábado a las once) y el de mis cumpleaños y santos (de familiares, amigos y líderes mundiales). Google Calendar me permite crear cada uno con su color (laboral en azul, personal en verde y cumpleaños en rosa, por ejemplo) para que nada más abrir la página sepa a qué clase de marrones me enfrento ese día, esa semana o ese mes (hay diversas opciones temporales para visualizarlo). Claridad ante todo.

Aquí entra otra función que resulta muy útil: la posibilidad de compartir calendario con terceras personas. Supongamos que yo quiero que mi secretaria acceda también a mi calendario laboral (según la relación que tengamos con la secretaria a lo mejor interesa que acceda también al personal, claro) para modificarlo en función de las variaciones o que mi hermano tenga acceso al de los cumpleaños para que no se olvide de comprarle un regalito a mamá, aunque en este caso no quiero que pueda chapurrearlo porque es un manazas y seguro que me borra la mitad de las citas. Pues nada, vamos a la configuración de cada calendario y autorizamos a la secre a que tenga acceso total al calendario azul y al hermano para que tenga acceso parcial al rosa. Sólo hay que introducir sus mails y listos.

Pero vayamos un pelín más allá. Ahora imaginemos que yo no tengo Palm porque valen mucha pasta y además con el móvil ya llevo los suficientes trastos a cuestas. Google Calendar es el sustituto ideal a la Palm, en varios aspectos. Primero, el de la sincronización. Quien haya usado las agendas electrónicas alguna vez ya sabrá que es una paliza de órdago el tener que sincronizar cada día la agendita con el PC del trabajo, por ejemplo, y ya no digamos si luego hay que sincronizarla con el PC de casa, por aquello de tener una copia de seguridad de nuestra agenda personal: que si pérdida de datos, que si duplicación de citas, que si incompatibilidad de cierto formato de citas (en concreto las que se repiten de manera particular) con el software de la agenda... Lo dicho, un coñazo. Pero claro, va de narices eso de ir andando por la calle y que de pronto te suene el pitido de la Palm para avisarte que en media hora has de ir al dentista. Vamos, que mucha gente siente una dependencia total del trasto en cuestión sólo por estos live reminders. Bien, pues con Google Calendar matamos dos pájaros de un tiro: la sincronización no es necesaria ya que, al ser una agenda colgada en internet, estará disponible al momento en cualquier PC desde el que la consultemos, y en cuanto a los recordatorios, Google ofrece un servicio de aviso por SMS al móvil que deseemos. Esta segunda utilidad es la leche, pues envía el SMS gratis en función de la antelación con que hayamos puesto el recordatorio en la cita, y hasta podemos escoger en qué calendarios queremos que avise y de cuáles puede pasar olímpicamente (actualmente, al estar el programa en fase 'beta', sólo permite avisos SMS del calendario principal). Por tanto, vamos por la calle y recibimos igualmente el aviso del dentista, sólo que directamente al móvil. O sea, un trasto menos.

Mejor aún: podemos decidir que nos envíe por mail la agenda del día (se envía sobre las cinco de la mañana) o que nos mande el mail a cada recordatorio, por si estamos la mayor parte del día frente al ordenador y nos da palo recibir constantemente SMS (de hecho, el servicio de SMS se puede activar y desactivar a nuestra conveniencia).

¿Tema de privacidad? El que deseemos. En principio nuestro Calendar es de uso restringido (se entra con el mismo usuario y contraseña que en Gmail) pero podemos decidir si queremos que alguno de nuestros calendarios sea de acceso público, para que el resto de usuarios de este programa lo disfrute. Esto es de gran utilidad, en especial para los "calendarios oficiales". Así, en mi Google Calendar tengo integrados el calendario de las fiestas oficiales de Barcelona, el de los partidos del Barça y el del ciclo de desarrollo de Ubuntu Linux, creados respectivamente por el Ayuntamiento de Barcelona, por el propio F.C. Barcelona y por los chicos de Ubuntu, y me van avisando de los eventos para que esté siempre al día. Hay miles de calendarios públicos, y el propio Google Calendar permite hacer una búsqueda por palabras clave. Obviamente, si no queremos que nos salte la alarma en cada uno de éstos o si nos molesta tener las citas pululando por nuestra interfaz, podemos activarlos o desactivarlos a conveniencia.

El tema de las citas públicas también tiene su miga: si yo quedo con cuatro amigos para ir a cenar al restaurante "X" mañana a las diez, no tengo más que poner la cita pertinente y decir a qué mails hay que enviarla. Automáticamente, los destinatarios recibirán un mail con la cita (si disponen de Google Calendar podrán incorporarla también a su calendario de manera automática), la hora, el lugar, una imagen en Google Maps de la dirección y una pregunta final: ¿Asistirás? Sí - No - No lo sé. En función de lo que conteste cada uno, la cita en nuestro calendario se irá actualizando, diciendo los asistentes confirmados, los que han declinado la invitación, los que aún no han contestado y los que no han recibido el mail. Seguimiento perfecto.

Finalmente, queda el tema de la integración con el PC. Ésta se realiza de diversas maneras. Si navegamos con Firefox, tenemos varias extensiones de utilidad: el Google Calendar notifier, que nos lanzará avisos de nuestras citas para los calendarios especificados y desde el navegador, y el Quick Google Cal, que nos permite incorporar citas de forma rápida mientras surfeamos la web. Si usamos el Google Desktop, disponemos de un applet que nos permitirá tener nuestro calendario sobre el escritorio del PC permanentemente, para consultarlo de un vistazo, e incluso podemos personalizar nuestra página de entrada al Google para que cada vez que acudamos a ella nuestro calendario nos dé los buenos días. Yo la tengo como página principal y va de fábula (también funciona en Netvibes, dado que ambos portales se sirven de la misma tecnología). Además, los calendarios usan el formato estándar iCal, con lo que tanto si usamos el calendario por defecto de Macintosh, la extensión de Firefox/Thunderbird "Calendar" o el programa "Sunbird", o el gestor de mail y agenda Evolution para Linux podemos sincronizarlo desde los propios programas para mantenerlo siempre al día, si así nos resulta más cómodo. ¡Pero si hasta podemos sincronizarlo con el Outlook de Microsoft! Vamos, que no hay excusa.

¿Más utilidades? Podemos buscar en Google mientras escribimos la cita (por ejemplo, supongamos que busco "concierto Rolling Stones en Palau Sant Jordi" y me sale la web oficial del Tour de los Stones: incorporo esta página a mi cita de Google Calendar y ésta se modificará si el concierto cambia de fecha o lugar, cosa harto frecuente con estos rockeros de la tercera edad), con algo de práctica conseguiremos enviar citas vía móvil (con lo que dispondremos de idéntica funcionalidad que la Palm), podemos incrustar nuestros calendarios en nuestro blog, por ejemplo, y todo lo que se nos ocurra en cuanto a integración web.

En fin, aquí lo dejo. A los que les haya picado el gusanillo y ya estén usando otros programas de calendario, la página por la que deben empezar es ésta. A los que no usen ningún calendario, les invito a que lo prueben. Y a todos, simplemente recalcar que no, no tengo acciones de Google ni me pagan por la publicidad. Otro día les hablo de los Google Docs.

Etiquetas: informática

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Agenda virtual

Hoy toca post de informática. Aprovecho el día porque sé que todo el mundo está de puente, así que tampoco entra tanta gente como en épocas normales, y porque sé que estos temas no interesan a todos (aunque juro que el de hoy es de nivel básico). Sin embargo, y dada mi devoción por ciertos inventos de la factoría Google, he creído oportuno ilustrar al personal sobre el fantástico Google Calendar y las miles de utilidades que se le puede dar, para todos aquellos que desconozcan el programa o para los que sepan que existe pero no le han sacado todo el jugo.

En un mundo como el que vivimos, en el que todo aprendiz de ejecutivo que se precie deambula por la vida con una Palm último modelo en el bolsillo, en el que pasamos las de Caín para sincronizar nuestra agenda con el PC de casa y con el del trabajo, en el que nos las vemos y nos las deseamos para separar las citas personales de las citas laborales (no sea que tu jefe reciba por error la "reunión" que te has montado con la secretaria después del trabajo o, aún peor, que tu mujer se dé cuenta nada más abrir el Outlook en casa) y en el que, cuales esclavos recogedores de algodón, andamos sometidos al yugo de Microsoft, esta utilidad desarrollada por los Google Labs puede facilitar la vida a más de uno hasta niveles insospechados, y encima gratis.

Vayamos al detalle: ¿qué narices es Google Calendar? Pues una agenda electrónica conectada a internet, básicamente lo mismo que el Outlook que viene con la suite de Microsoft Office, pero muy mejorado (y disponible en cualquier idioma, por cierto). Para los que deseen hacerse una idea clara, una vez operativo tiene más o menos la siguiente pinta:

Obsérvese la profusión de coloritos que el usuario en cuestión utiliza en el ejemplo de la ilustración. ¿A qué se deben? Pues a que el usuario dispone de varios calendarios integrados, cada uno con su color diferenciado. Supongamos que yo deseo tener tres calendarios: el de mis citas laborales (reunión con el jefe mañana a las once, llamar al proveedor "X" a media tarde, cobrar facturas del cliente "Y" pasado mañana, etcétera), el de mis citas personales (partido de squash con el vecino hoy a las siete, cena con los amigotes el viernes a las diez, polvo con la parienta el sábado a las once) y el de mis cumpleaños y santos (de familiares, amigos y líderes mundiales). Google Calendar me permite crear cada uno con su color (laboral en azul, personal en verde y cumpleaños en rosa, por ejemplo) para que nada más abrir la página sepa a qué clase de marrones me enfrento ese día, esa semana o ese mes (hay diversas opciones temporales para visualizarlo). Claridad ante todo.

Aquí entra otra función que resulta muy útil: la posibilidad de compartir calendario con terceras personas. Supongamos que yo quiero que mi secretaria acceda también a mi calendario laboral (según la relación que tengamos con la secretaria a lo mejor interesa que acceda también al personal, claro) para modificarlo en función de las variaciones o que mi hermano tenga acceso al de los cumpleaños para que no se olvide de comprarle un regalito a mamá, aunque en este caso no quiero que pueda chapurrearlo porque es un manazas y seguro que me borra la mitad de las citas. Pues nada, vamos a la configuración de cada calendario y autorizamos a la secre a que tenga acceso total al calendario azul y al hermano para que tenga acceso parcial al rosa. Sólo hay que introducir sus mails y listos.

Pero vayamos un pelín más allá. Ahora imaginemos que yo no tengo Palm porque valen mucha pasta y además con el móvil ya llevo los suficientes trastos a cuestas. Google Calendar es el sustituto ideal a la Palm, en varios aspectos. Primero, el de la sincronización. Quien haya usado las agendas electrónicas alguna vez ya sabrá que es una paliza de órdago el tener que sincronizar cada día la agendita con el PC del trabajo, por ejemplo, y ya no digamos si luego hay que sincronizarla con el PC de casa, por aquello de tener una copia de seguridad de nuestra agenda personal: que si pérdida de datos, que si duplicación de citas, que si incompatibilidad de cierto formato de citas (en concreto las que se repiten de manera particular) con el software de la agenda... Lo dicho, un coñazo. Pero claro, va de narices eso de ir andando por la calle y que de pronto te suene el pitido de la Palm para avisarte que en media hora has de ir al dentista. Vamos, que mucha gente siente una dependencia total del trasto en cuestión sólo por estos live reminders. Bien, pues con Google Calendar matamos dos pájaros de un tiro: la sincronización no es necesaria ya que, al ser una agenda colgada en internet, estará disponible al momento en cualquier PC desde el que la consultemos, y en cuanto a los recordatorios, Google ofrece un servicio de aviso por SMS al móvil que deseemos. Esta segunda utilidad es la leche, pues envía el SMS gratis en función de la antelación con que hayamos puesto el recordatorio en la cita, y hasta podemos escoger en qué calendarios queremos que avise y de cuáles puede pasar olímpicamente (actualmente, al estar el programa en fase 'beta', sólo permite avisos SMS del calendario principal). Por tanto, vamos por la calle y recibimos igualmente el aviso del dentista, sólo que directamente al móvil. O sea, un trasto menos.

Mejor aún: podemos decidir que nos envíe por mail la agenda del día (se envía sobre las cinco de la mañana) o que nos mande el mail a cada recordatorio, por si estamos la mayor parte del día frente al ordenador y nos da palo recibir constantemente SMS (de hecho, el servicio de SMS se puede activar y desactivar a nuestra conveniencia).

¿Tema de privacidad? El que deseemos. En principio nuestro Calendar es de uso restringido (se entra con el mismo usuario y contraseña que en Gmail) pero podemos decidir si queremos que alguno de nuestros calendarios sea de acceso público, para que el resto de usuarios de este programa lo disfrute. Esto es de gran utilidad, en especial para los "calendarios oficiales". Así, en mi Google Calendar tengo integrados el calendario de las fiestas oficiales de Barcelona, el de los partidos del Barça y el del ciclo de desarrollo de Ubuntu Linux, creados respectivamente por el Ayuntamiento de Barcelona, por el propio F.C. Barcelona y por los chicos de Ubuntu, y me van avisando de los eventos para que esté siempre al día. Hay miles de calendarios públicos, y el propio Google Calendar permite hacer una búsqueda por palabras clave. Obviamente, si no queremos que nos salte la alarma en cada uno de éstos o si nos molesta tener las citas pululando por nuestra interfaz, podemos activarlos o desactivarlos a conveniencia.

El tema de las citas públicas también tiene su miga: si yo quedo con cuatro amigos para ir a cenar al restaurante "X" mañana a las diez, no tengo más que poner la cita pertinente y decir a qué mails hay que enviarla. Automáticamente, los destinatarios recibirán un mail con la cita (si disponen de Google Calendar podrán incorporarla también a su calendario de manera automática), la hora, el lugar, una imagen en Google Maps de la dirección y una pregunta final: ¿Asistirás? Sí - No - No lo sé. En función de lo que conteste cada uno, la cita en nuestro calendario se irá actualizando, diciendo los asistentes confirmados, los que han declinado la invitación, los que aún no han contestado y los que no han recibido el mail. Seguimiento perfecto.

Finalmente, queda el tema de la integración con el PC. Ésta se realiza de diversas maneras. Si navegamos con Firefox, tenemos varias extensiones de utilidad: el Google Calendar notifier, que nos lanzará avisos de nuestras citas para los calendarios especificados y desde el navegador, y el Quick Google Cal, que nos permite incorporar citas de forma rápida mientras surfeamos la web. Si usamos el Google Desktop, disponemos de un applet que nos permitirá tener nuestro calendario sobre el escritorio del PC permanentemente, para consultarlo de un vistazo, e incluso podemos personalizar nuestra página de entrada al Google para que cada vez que acudamos a ella nuestro calendario nos dé los buenos días. Yo la tengo como página principal y va de fábula (también funciona en Netvibes, dado que ambos portales se sirven de la misma tecnología). Además, los calendarios usan el formato estándar iCal, con lo que tanto si usamos el calendario por defecto de Macintosh, la extensión de Firefox/Thunderbird "Calendar" o el programa "Sunbird", o el gestor de mail y agenda Evolution para Linux podemos sincronizarlo desde los propios programas para mantenerlo siempre al día, si así nos resulta más cómodo. ¡Pero si hasta podemos sincronizarlo con el Outlook de Microsoft! Vamos, que no hay excusa.

¿Más utilidades? Podemos buscar en Google mientras escribimos la cita (por ejemplo, supongamos que busco "concierto Rolling Stones en Palau Sant Jordi" y me sale la web oficial del Tour de los Stones: incorporo esta página a mi cita de Google Calendar y ésta se modificará si el concierto cambia de fecha o lugar, cosa harto frecuente con estos rockeros de la tercera edad), con algo de práctica conseguiremos enviar citas vía móvil (con lo que dispondremos de idéntica funcionalidad que la Palm), podemos incrustar nuestros calendarios en nuestro blog, por ejemplo, y todo lo que se nos ocurra en cuanto a integración web.

En fin, aquí lo dejo. A los que les haya picado el gusanillo y ya estén usando otros programas de calendario, la página por la que deben empezar es ésta. A los que no usen ningún calendario, les invito a que lo prueben. Y a todos, simplemente recalcar que no, no tengo acciones de Google ni me pagan por la publicidad. Otro día les hablo de los Google Docs.

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